Schluss mit dem Formular-Dschungel

Das Herzstück des Tools ist die intelligente Vertragserstellung, welche auf der EVB-IT Digital Lösung aufsetzt, und diese einfach bereits in die Anwendung integriert.

Anstatt sich durch statische Word-Vorlagen zu kämpfen, unterstützt die Lösung bereits den fragegeführten Prozess. Nutzer werden Schritt für Schritt durch die relevanten Klauseln geleitet und am Ende steht der fertige Vertrag.

Durch diese digitale Führung werden Fehlerquellen minimiert und die Konsistenz der Verträge sichergestellt.

"Kein endloses Scrollen mehr, durch nicht relevante Klauseln, Passagen und Optionen."

Überblick über Verträge und Fristen behalten

Ein geschlossener Vertrag ist bekanntlich erst der Anfang. Wartungen, Erneuerungen und viele weitere Vertragslaufzeiten müssen aktiv überwacht werden. Das EVB-IT 365 Management-Tool wandelt das klassische "Ablage-Modell" in ein proaktives Managementsystem mit automatischer Wiedervorlage und einem Fristenkalender um.

Dank einer konsequenten Kategorisierung und modernen Suchfunktion lassen sich Informationen zu Vertragsdetails, Zahlungsreihen oder Dokuementen, innerhalb von Sekunden finden - anstatt sie mühsam aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen.

"Rechtzeitig informiert werden, bevor akuter Handlungsbedarf entsteht, erspart Stress."

Kommando-Zentrale für Beschaffungsvorgänge

Das EVB-IT 365 Management-Tool bietet die Möglichkeit den gesamten Beschaffungsprozess zu verwalten - für Direktkäufe, Verhandlungsvergaben und Ausschreibungen. Von der Bedarfsanmeldung bis zur Aussonderung.

Wissen als Ressource: Die Wissensdatenbank

Ein oft unterschätzter Aspekt in der Verwaltung ist der Abfluss von Wissen durch z.B. Änderung von Verantwortlichkeiten oder Renteneintritte. Das EVB-IT 365 Management-Tool begegnet diesem Problem bzw. Risiko mit einer integrierten Wissensdatenbank. Bereits erarbeitete Lösungen, wiederkehrende Vorgänge und Probleme und strukturierte Informationen jeglicher Art werden kategorisiert erfasst und machen so wertvolles Expertenwissen für das gesamte Team verfügbar. Das senkt die Fehlerquote und spart wertvolle Ressourcen.

"Wissen teilen: Das kollektive Gedächtnis Ihrer Organisation."

Zusammenarbeit wie es die IT schon lange macht

Ein besonderer Fokus bei der Entwicklung lag auf der Möglichkeit der Zusammenarbeit. In der IT-Beschaffung arbeiten selten Einzelpersonen. Es ist ein Teamspiel zwischen Vergabestelle, der IT-Fachabteilung, der Rechtsabteilung und manchmal auch externen Beratern. Bisher bedeutet dies: Kommunikations-Chaos.

Das Tool beendet dieses Chaos durch ein integriertes Ticketsystem, wie es in der Regel bereits in der IT-Abteilung benutzt wird. So können mehrere Beteiligte an einem Vorgang arbeiten, gemeinsam kommentieren und sich Aufgaben zuweisen.

Anstatt langwieriger E-Mail-Ketten bietet das Tool also eine Plattform, auf der die Kommunikation dirket am Objekt - also am Vorgang - stattfindet. Diese Form der Zusammenarbeit führt zu einer effektiveren, transparenteren, zeitsparenderen - und in Summe harmonischeren Zusammenarbeit.

"Den Dateinamen Vertrag_V2_final_Korrektur_NEU.doc kennt wohl jeder Beschaffer."

Haushalts-Planung und Verwaltung von Budgets

Eine Beschaffung und ein Vertrag ohne gedeckte Haushaltsmittel sind in der öffentlichen Verwaltung ein "No-Go". Das EVB-IT 365 Management-Tool bietet daher (auf Wunsch) eini vollumfängliches Modul zur Budget-Planung- und Verwaltung an, das weit über einfach Excel-Listen hinausgeht.

Dazu lassen sich Planpositionen anlegen, die den Rahmen für zukünftige Beschaffungen bilden. Kritische Momente in der Beschaffung sind die Beauftragung oder eine vorausgehende Ausschreibung. Mit der Funktion der Mittelreservierung stellt das Tool sicher, dass Budgets rechtzeitig "geblockt" werden (Obligo). Mit Erhalt der Eingangsrechnung erfolgt die (Teil-) Auflösung des Obligos und das verfügbare Restbudget verringert sich entsprechend.

"Das Herzstück für Entscheider: Das Dashboard zur Budgetausschöpfung."

IT-Asset Management: Vom Vertrag zum Inventar

Ein weiteres Highlight des EVB-IT 365 Management-Tools ist (auf Wunsch) das integrierte IT-Asset Management. Es führt den Prozess des Lebenszyklusses einer einmal beschafften Komponente konsequent fort und ermöglicht die Inventarisierung und Verwaltung von z.B. Notebooks, Servern, Netzwerkgeräten, Zubehör, Smartphones, Mobilfunkverträgen, bis hin zur Büroausstattung, wie Schreibtische, Stühle, u.v.m. - inkl. Erfassung relevanter Informationen und der Zuordnung zu Benutzern und Standorten.

"Durch die Verzahnung zwischen Beschaffung und Betrieb werden sowohl das Management von Hardware, als auch von Software, von lästigen Inventarlisten zu wertvollen Steuerungsinstrumenten."

Abgerundet: Lizenzmanagement inklusive

Softwarelizenzen sind oft das "Sorgenkind" für die Beschaffung und in der IT-Abteilung. Zahlreiche Metriken und Laufzeiten birgen die ständige Gefahr einer Unter- oder Überlizenzierung. Das EVB-IT 365 Management-Tool integriert diesen Prozess (auf Wunsch) direkt in den Workflow und sorgt somit für Übersicht und Audit-Sicherheit. Dabei sind sowohl die Verwaltung klassischer Kauflizenzen, als auch zeitlich befristete Mietsoftware und Cloud-Modelle möglich.

Die Lizenzen können im Tool gezielt Benutzern und/ oder Endgeräten zugewiesen werden.